Začal nový školní rok a s ním i plány, jak vše správně zorganizovat, naplánovat, stihnout…….. .
Jak to ale správně udělat? Pomoci může tzv. time managment. Česky bychom řekli zodpovědné plánování.
Mezi prostředky organizace času patří kalendáře, diáře, poznámky, to-do listy.
To-do list je jeden z nejdůležitějších. Může vycházet z kalendáře, ale může být také základem pro plánování akcí v kalendáři. Je to seznam věcí, které potřebujete (většinou i chcete) udělat.
Můžete svůj To-do list strukturovat jakkoliv složitě, graficky zajímavě. Může vám na to posloužit papír či aplikace na internetu. Tak jak se to líbí právě Vám. Je důležité si ho udělat tak, aby se vám dobře používal a vyhovoval vašim osobním požadavkům. Podstatné na tom je, naučit se ho využívat a pravidelně s ním pracovat.
Několik příkladů, jak mohou To do listy vypadat:
Při tvorbě i plnění to-do listů je dobré se držet několika pravidel.
- Večer si vždy připravit To-do na další den.
- To-do list by měl obsahovat pouze 3 nejdůležitější věci na daný den, na které je potřeba se soustředit hlavně. Čím více jich budete mít, tím větší zmatek v tom budete mít a nejspíše i menší chuť do plnění.
- Po splnění úkolu nějakým způsobem zaznamenat jeho splnění. Pomáhá to sledovat, co je ještě potřeba a motivuje to k další práci.
- Nejtěžší a nejsložitější věci dělat byste měli dělat jako první. Nejlépe dopoledne.
- To-do list má pomáhat sledovat naplňování cílů a dává možnost plnění hodnotit. Neměl by omezovat či svazovat.
Pokud daný úkol ten
den nesplníte, přesuňte ho na další den, ale nedělejte to často, jinak to
postrádá smysl.
Je důležité, abyste úkoly plnily podle plánů, a ne je odsouvaly na další dny. Tím
si nepomůžete, navíc vás bude frustrovat, že se vám úkoly hromadí.
Rozdíl mezi denním a týdenním seznamem je v tom, že z abstraktních cílů (například – vyřešit květiny v domě) se stávají v denním seznamu konkrétní cíle (jako například – přesadit květiny).
V denním seznamu jsou napsány konkrétní úkoly, pro jejichž plnění máte
nejspíše nejlepší podmínky. Víte kolik vám pravděpodobně zaberou času, a co na
to budete potřebovat.
V týdenních seznamech to jsou lehce
určité plány, které se ovšem mohou měnit podle okolností, přesouvat nebo rušit.
Měsíční “to-do” je obzvláště o něčem jiném. To už je seznam cílů, bez jasného vytyčení v prostoru a čase. Abstraktní věci, kterých chcete dosáhnout, následně se měnící v konkrétnější a konkrétnější úkoly a plány. Ovšem i tak by měli být měřitelné a jasně ohraničené, aby se dali převádět do týdenních plánů a denních. Neměli byste si psát věci jako – zlepšit se v běháníání. Mělo by to být definováno jako – každý den uběhnu 5 km. Následně to do dnů rozepsat tak, abyste trénovali, popřípadě si určit jeden den, v který to dokážete.
Jak vám to pomůže vytvořit více času? Jednoduše.
Jakmile si utřídíte na papír, co je podstatné a co není, věnujete čas tomu
podstatnému. Uděláte to co vás baví, s větším nasazením a za kratší čas.
Nebudete přemýšlet a vzpomínat co jste chtěli udělat a ještě neudělali.
Nebudete muset neustále přemýšlet, jak to všechno udělat tak, abyste to stihli.
Budete mít jasný plán, podle kterého budete postupovat. Zbavíte se věcí, o
kterých si myslíte, že jsou podstatné, ale ve skutečnosti vám berou jen čas a
energii.
